home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / mc305 / rec.msg < prev    next >
Text File  |  1987-03-30  |  8KB  |  262 lines
  1. //ACCOUNT SELECTION MENU
  2. ⌡╡ñ░d║ÿëôÅ wish║¥e.
  3.  
  4. ╬Ä¥e cash,£ing, savings &à cardôs.
  5.  
  6. ≥ÿëéyùëôÅ wish║¥e falls╜to.
  7. ╚n when allôsÜinùéyº onëª╜
  8. alphabeticalÆder,ÿëôÅ wish║¥e by pointingë
  9. choice₧║ë desiredôèÖing <Return>.
  10. //ACCOUNT RECONCILIATION MENU
  11. ▄iationú╗yô usually╜volves two steps.
  12.  
  13. ╚ FIRST STEP╜volves comparingëös¢ed╜toëôÅ
  14. ╜tend║üÜëös showing onë statementÅî
  15. balancing║.
  16.  
  17. ∙ make╢ comparison,ÿ TRANSACTION CLEARING. ⌡ functionÉ
  18. searchÅrÑ fileû╗yösù¿ not yet been noted as
  19. cleared. ╙sù¿ not been marked as clearedÉ be presented
  20. ║Å╜ö½Æder.  As eachöñ presented, Å
  21. É be askedáëö has cleared. ▀╣ has clearedÖ <Y>è
  22. ëöÉ be marked as cleared. ▀╣ has not clearedÖ <N>è
  23. ëöÉ remain open (itÉ not be marked as cleared).╬ should
  24. consider aö║ be clearedá╣ºs onë statementÅî
  25. balancing║. ⌡ñ also a good time║ compareë¼¢edû each
  26. öÜë¼ùºs onÅr bankÆà card
  27. statement.
  28.  
  29. ╚ SECOND STEP╜volves actually performingë¥iation. ∙ do╢
  30. ÿ PREPARE RECONCILIATION. ╬É be asked║¢ë statement«
  31. èë ending statement¼. After╢Ññ¢edÅÉ be asked
  32. á╣ñ OK║ proceedÜë¥iation. ╪ <Y>║╖ë
  33. ¥iationÆ <N>║í║╢╡. ▀ÅÖ <Y>╩
  34. É┤tempt║¥eÅrô based onë▓╣ has.  Upon
  35. completion,╣É╝ a¥iation╜ summaryûm onë monitor
  36. ª. ≤╢ pointÅì eitherê a detailed¥iation (oneù
  37. details all outstanding╣ems)ÆÅÄ exit back║╢╡.
  38.  
  39. ▀╣ñÅr secondÆ later yearú using╩ÆáÅ¿ extended
  40. ë current year'sÑæ,ÅÉ be askedáÅ want║ scanë╛
  41. Ñæû open╣ems (items not cleared).▀ so, placeë╛Ñæ
  42. ╜ drive <A:>èÖ <Y>.▀ not,Ö <N>. ▀ÅÖ <Y>╩
  43. É╜clude╗y open╣ems onë╛Ñæ╜ëô
  44. ¥iation.
  45.  
  46. ▀Årô does notü hereî some hintsùÄ help:
  47.  
  48. (1) Make sureÅ¢edè marked as cleared╗y bank service
  49.     charges,£êing fees,╜terest earnedÆ charged.
  50.  
  51. (2) Make sureù all¼s¢ed╜╩ agreeÜ
  52. ë¼sùº onÅr statement.
  53.  
  54. (3) Make sureùë╖ningôü¢ed╜År
  55. ô whenÅ created╣╜ë BUDGET MODULEñ correct.
  56.  
  57. ▀╩╝sùÅrô does notü,╣ɃÅ
  58. Ü two services designed║ helpÅ locateë error(s) causingÅ not║
  59. ü. ╚yî:
  60.  
  61. (1)╩É scanÅrÑ baseè listösù
  62. Ä be causingÅ not║ü. ╩ÿsë
  63. ös╣ês based on howëö¼s relate
  64. ║ë¼ë¥iationñ showingÅî outú
  65. ü.  Thus,╢ function works onlyáëreñ only»
  66.     error causingÅ not║ü.
  67.  
  68. ╒ eachö listed,╩Éê a heading
  69.     explaining what╣ thinks might beë problem. ╚reî five
  70.     different typesú errorsù╩ì locate. ╚yî
  71.     explained╜ë Tutorial/Manual.
  72.  
  73. ∙ obtain╢ help,Ö <S> whenë unbalanced¥iation
  74. ñ showing onëª.
  75.  
  76. ▀Å unable║ bringÅrô╜toü using╢ step,
  77.     go║ step (2).
  78.  
  79. (2)╩Ƀ a listú steps║ follow║ locateë
  80.     error(s) causingÅ not║ü.∙ obtain╢ helpÖ
  81.     <TAB> whenë unbalanced¥iationñ located onë
  82. ª.
  83.  
  84. ▀Å locateè correct»Æ more errors,èÅrôñ
  85.     still outúü,╣Ä be worthë time║ run throughë
  86.     error finding routine again.  Before doing╢│ make sure
  87. ë╖ningüúëôÅî¥ingñ
  88.     correct.
  89.  
  90. ▀ necessaryÅÄê out a detailú allös
  91. ¢edûëôÅî trying║ü. ⌡ñ done
  92. ┤ëç module,  by usingë ACCOUNT ANALYSIS function.
  93. //DATA DISK SELECTION MENU
  94. ⌡ functionñ░d║ tell╩ whichÑæ (the currentÑ
  95. æÆë╛Ñæ)║ scanû open╣ems (items not cleared).
  96.  
  97. ▀ë╛Ñæ does not contain openös,ÿ CURRENT
  98. DATA DISKè proceedÜë TRANSACTION CLEARING function.
  99.  
  100. ▀ë╛Ñæ does contain open╣emsÿ PRIOR DISK.╩
  101. É promptÅ║ placeë╛Ñæ╜ drive <A:>.╚æÉ
  102. ën be scannedû open╣ems byë TRANSACTION CLEARING function.  After all
  103. open╣ems¿ been reviewedè thoseù¿ cleared¿ been marked as
  104. such,ÅÉí║ë DISK SELECTION╡. ≤╢ timeÿ CURRENT
  105. DISKè reviewë open╣ems onë currentÑæáÅ¿ not already
  106. done so.
  107. //ACCOUNT BALANCING HINTS
  108. ▀Å followë stepsƒd here,Å should be able║ bringÅrô
  109. ╜toü.
  110.  
  111. ╩ comesÜ╗ error finder. ∙ perform╢ functionÖ <S>
  112. whenë unbalanced¥iationñ showing onëª.
  113.  
  114. ╚ error finderÉ workáëreñ ONLY ONE ERROR causingÅ not║
  115. ü (as opposed║ twoÆ more outstanding errors).ⁿ additionë error
  116. must be»úë five error types╩ñ able║ self-
  117. detect.
  118.  
  119. ╚ following╣emsÄ causeÅrô║ be outúü (ifë error
  120. ñ»úë typesù╩ñ able║ self-detect╣É be noted
  121. Ü╗ asterisk):
  122.  
  123. * (A)ⁿter-Account╙s -╚seîösùî¢ed
  124. ┤ëÑ entryªû a cash, savings,£ing,Æà card
  125. ôÜ╗other cash, savings,£ing,Æà cardô
  126. ¢ed asëô╜ë <Account>ä. ╩É not
  127.     pickëse "Inter-Account"ös up, duringëö
  128.     clearing function.
  129.  
  130. ∙ determineá╢ñÅr problem, go║ë Main⌠. ╫ë
  131.     <Report>⌐.  WhenÅ arrive┤ë╞⌠,ÿë
  132.     <Account·alysis>⌐. ╟╢çûëôÅî
  133. ┤tempting║ü.
  134.  
  135.     Reviewë╥·alysis╞è lookûösù show
  136.     a cash, savings,£ing,Æà cardô╜ë A/C# ACCOUNT
  137.     NAME section. ▀Å findösù meet╢ criteria,£
  138. ë following:
  139.  
  140. 1. ╓ëö was properly coded║ëôÅ
  141. î trying║ü.
  142.  
  143. ▀╣ was not,╢ could very well beÅr problem. ∙
  144. correct╣,í║ë Main⌠.╫ë <Data
  145. Entry>⌐.
  146.  
  147. WhenÅ arrive┤ëΣ Entry╥╫ion⌠,
  148. ÿëôéyù╜cludesëôë
  149. "miscoded"ö came from. ⌡ñëôù
  150. ºs╜ë ACCOUNT NAME sectionúë╥·alysis
  151. ╞.  When╩ lists allëôs, onë
  152. ª,ûëéyÅÿed,ÿëô
  153. ùë "miscoded"ö came from. ╬Éën
  154. arrive┤ëΣ Entry⌠.
  155.  
  156. Once┤ëΣ Entry⌠,ÿë <Change/Review>
  157. ⌐. ╬Éën arrive┤ë Change Mode -Θ
  158. Finder⌠.
  159.  
  160. Locateëö, using╗yúë methodsƒd.
  161. Correctëô¢ed╜ë <Account>ä.
  162.  
  163. 2.╓ëö has cleared (appeared on) either
  164. ë current statementÅî┤tempting║üÜÆ
  165. a╛ statement. ▀╣ does not,╢É be partú
  166. År problem. ⌡É causeÅrô¥iation
  167. not║ü, until such time asëⁿter-account
  168. ö clears (appears on)ë statementÅî
  169. ┤tempting║üÜ.
  170.  
  171. ╚reñ a way║ avoidⁿter-accountös from
  172. causingÅrô not║ü. ⌡ñ done by
  173. double¢ingëse typesúösè using a
  174. clearingô. ⌡ methodñ explained╜År
  175. tutorial underë section (seeë tutorial╜dex)
  176. entitled "Clearing╥s"Æ "Inter-account"
  177. ös.
  178.  
  179. ╚ error finderÉ locate╢ typeú error.
  180.  
  181. (B)╥ OutΓ└∙÷┘ -╩ìnotü╗
  182. ôûÅ unlessëô was╜ü when╣ was
  183. Æiginally¢ed╜toëò.
  184.  
  185.     Verifyùë╖ningü╩ startedÜñ correct
  186. èùÅrô was╜ü┤ù time.
  187.  
  188. ▀ë╖ningü was not¢ed correctly,ÅÄ correct╣
  189. ┤ë┐ Module.
  190.  
  191. (C) Pre╩ Outstanding█s - Reviewë last¥iation
  192. Å did╛║╖ningÜ╩.⌡ would beë
  193. ¥iationù ties╜Üë╖ningü¢ed╜to
  194. ╩.  Make sureù all "outstanding"ösùî
  195.     noted╜ù¥iation¿ subsequently cleared. ▀ not,ëse
  196.     "yet-to-clear"ösÉ causeÅ║ be out-of-balance.
  197.  
  198. (D)╙s Not┌ed - Look┤ë statementÅî trying║
  199. üÜ.  Make sureù allös onë statement (or
  200. à card company)¿ been¢ed╜to╩. ⌡ì be
  201.     done by comparingëös onë statement║ë
  202. ösùº onë╥·alysisç. ▀Å
  203.     locate aöùºs onë statement but was not¢ed
  204. ╜to╩, go║ëΣ Entry moduleè¢╣.  Unless
  205. ëreî other errors,╢É bringÅ╜toü.
  206.  
  207. * (E)╙s┌ed Backwards - Scanë╥·alysis╞Å
  208. êedè pay particular┤tention║ë TRANS TYPE section.
  209.     Verifyù allös¢ed as DEPOSITS (or CREDITS╜ë
  210.     caseú aà cardô) were╜ fact DEPOSITS.  Also do╢
  211. û CHECKS (or CHARGES╜ë caseú aà cardô).
  212.  
  213. ╚ error finderÉ locate╢ typeú error.
  214.  
  215. * (F)δs┌edⁿcorrectly - Compareëös onÅr╥
  216. ·alysis╞║ëösùº on statementÅî
  217. ┤tempting║üÜ. Make sureùë¼s agree. ▀ not,
  218.     correctë improperly¢edö(s). ⌡ì be done by
  219.     followingë steps outlined╜ paragraph A.1 above.
  220.  
  221. ╚ error finderÉ locate╢ typeú error,áë error results
  222.     from transposingë¼¢ed.  Example: 64¢ed as 46.
  223.  
  224. * (G)╙s Cleared On Statement Not Designated As Clearedⁿ
  225. ╩ - Compareëös onë╥·alysis╞
  226. ║ëösùº onë StatementÅî trying║
  227. üÜ. ▀ aöºs on bothë╥·alysis
  228. ╞èë Statement, make sureëö has been
  229.     designated as cleared╜╩. ⌡ì be done by looking┤
  230. ë letterùºs onë far right sectionúëç. ▀╣
  231. ñ a <Y>ëö has been designated as cleared. ▀╣ñ╗
  232.     <N>╣ has not.
  233.  
  234. ▀ëö has not been designated as cleared, èñ on both
  235. ëçèë statement, ╣ñ either allÆ partúÅr
  236.     problem. ∙ correct╣, followë steps outlinedû correcting a
  237. ö╜ paragraph A.1 above.  WhenÅ arrive┤ëÑ entry
  238. ª, changeë letter╜ë <Cleared (Y/N)>ä from a <N>║ a
  239.     <Y>.
  240.  
  241. ╚ error finderÉ locate╢ typeú error.
  242.  
  243. * (H)╙s Designated as Clearedⁿ╩ Not Cleared On╚
  244.     Statement╬╦ Trying∙└┘ - Compareëös on
  245. ë╥·alysis╞║ëösùº onë
  246.     StatementÅî trying║üÜ. ▀ aöºs on
  247. ë╥·alysis╞è has not yet cleared onë Statement,
  248.     make sureëö has NOT been designated as cleared╜
  249. ╩.⌡ì be done by looking┤ë letterùºs
  250.     oppositeëö onë far right sectionúëç. ▀
  251. ╣ñ a <Y>ëö has been designated as cleared. ▀╣ñ
  252. ╗ <N>╣ has not.
  253.  
  254. ▀ëö has been designated as cleared, èñ onë
  255. ç but has never clearedë statement, ╣ñ either allÆ part
  256. úÅr problem. ∙ correct╣, followë steps outlinedû
  257.     correcting aö╜ paragraph A.1 above.  WhenÅ arrive┤
  258. ëÑ entryª, changeë letter╜ë <Cleared (Y/N)>ä
  259.     from a <Y>║ a <N>.
  260.  
  261.     The error finder will locate this type of error.
  262.